Valmyndigheten söker administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du arbeta tillsammans med oss för att säkra demokratiska och rättssäkra genomförda val? Har du erfarenhet av arbete med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett omväxlande arbete som präglas av många kontaktytor och självständighet. Vi söker dig som vill arbeta i en myndighet som har en viktig och central roll i den demokratiska processen. Var med och gör samhället möjligt!

Om jobbet

Valmyndigheten är central valmyndighet och ansvarar nationellt för att planera, samordna och genomföra allmänna val och folkomröstningar. Myndigheten har också ansvar för att hantera uppgifter inom ramen för Europeiska unionens medborgarinitiativ.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som assistent är att biträda kansliet med administrativt stöd, hantera Valmyndighetens ingående post och e-post, diarieföring och arkivering. Du arbetar i Valmyndighetens kundtjänst och svarar där på allmänna frågor om val i telefon. Du stödjer Valmyndighetens personal med administration, exempelvis hanterar beställningar, fakturor mm samt diverse administration inför val. Du kan också komma att vara administrativt stöd i projekt med tillhörande ekonomiuppföljning.

Som assistent ansvarar du även för att administrera Valmyndighetens samarbetsrum i Sharepoint. Vidare deltar du på möten och skriver minnesanteckningar.

Arbetsuppgifterna spänner över ett brett fält och som administratör arbetar du i flera olika IT-system. Inför och under ett val är arbetet väldigt operativt och innebär mycket hantering av olika utskick och leveranser av valmaterial till kommuner, utlandsmyndigheter mm. Arbetet är självständigt, men kräver nära samarbete med all personal på Valmyndigheten och myndighetens chefer i synnerhet.

Skatteverket är värdmyndighet för Valmyndigheten och alla som arbetar för Valmyndigheten är anställda av Skatteverket med placering på Valmyndighetens kansli i Stockholm. Kansliet består av ca 30 medarbetare.

Vårt arbete präglas av en respekt och stolthet över det viktiga uppdrag vi har. Du planerar din egen arbetsdag och driver ditt arbete både självständigt och tillsammans med kunniga och engagerade kollegor. Vi erbjuder dig en flexibel arbetstid och det är viktigt för oss att skapa förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. 

Om dig
För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på Valmyndigheten behöver du vara lyhörd, tänka nytt och ta ansvar. Du ska också leva upp till vår medarbetarpolicy.

I det här jobbet ska du:

• ha en utpräglad serviceförmåga och trivas med många kontaktytor
• vara analytisk, noggrann och ha ett strukturerat arbetssätt
• vara ansvarstagande, kunna ta egna initiativ och agera problemlösare
• ha god prioriteringsförmåga, vara flexibel och kunna anpassa dig efter nya förutsättningar
• ha hög integritet med förmåga att hantera konfidentiell information
• ha god samarbetsförmåga.

Du ska även ha:

• avslutad gymnasieutbildning
• flerårig aktuell och relevant arbetslivserfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• it-vana med mycket goda kunskaper i Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.

Det är önskvärt om du har relevant arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter där du stöttat en avdelning på en statlig myndighet. Det är även önskvärt med kunskaper i Sharepoint och erfarenhet av arbete med allmänna val.

Bra att veta

Anställningen är tillsvidare. Provanställning kommer att tillämpas. Tester kan komma att användas i rekryteringsprocessen.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

På val.se och skatteverket.se/jobb kan du exempelvis läsa om vårt uppdrag och vår inriktning, fördelarna med att jobba hos oss och hur det går till när du söker våra jobb.

Vår övergripande ambition är att Valmyndigheten ska vara en öppen, pålitlig och utvecklingsinriktad myndighet som bidrar till ett högt förtroende för det svenska valsystemet.

När du ansöker bifogar du ditt cv. Vi använder inte personligt brev i våra rekryteringar och du ska därför inte bifoga det i din ansökan. Vi ber dig däremot att, så utförligt som möjligt, svara på våra urvalsfrågor.

Välkommen med din ansökan!